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IT应对传染病:实现移动办公成最大课题

2009年06月02日17:55 [我来说两句] [字号: ]

来源:It168.com

  作者:刘哲铭、王宏仁

  【IT168 信息化】电视、报纸、网络上每天不停播放着甲型H1N1流感的消息,不过你知道企业的信息部门,面对传染病到底有多少准备吗?就现在看来,面对传染病肆虐,多数企业的准备根本还不足够,或者该说,几乎没有准备。

  根据美国调查机构Webtorials Editorial/Analyst Division日前刚刚发布的报告,有36%的美国企业,面对传染病危机时,仅有最基本的应变计划,来保持营运持续;而23%的美国企业,则根本没有此类相关的应变计划。

  很不幸的,这些数据都告诉我们,目前多数的企业,在传染病一旦无法控制状况下,能提出的对应策略实在少得可怜。也许多数人会认为:“有那么严重吗?”,但试想如果哪一天你工作的办公室,如果因为严重的传染病疫情发生,而必须封闭近1个月(例如发生SARS时的状况),或是更糟糕的,前所未有的3个月以上的封锁,你的企业还能持续营运下去吗?或者该这么问,你的企业还能生存吗?

  如何让员工移动办公,成为IT面对传染病的最大课题

  自古以来传染病的发生,都是难以预测的风险,从罗马时期全欧的大瘟疫、中世纪的黑死病,一直到现代的SARS、H1N1等,每次传染病发生时,或多或少总是会影响到社会的经济活动、信息交流。还好,时至今日,企业拥有IT这样武器,可以在传染病发生时,提供一定的协助。当许多企业的IT部门,已经懂得建立许多备援机制,面对地震、火灾等等的问题时,不要忽略了,传染病其实也已经是不容忽视的重要课题。

  距离SARS发生6年多后的现在,有一些企业,已经意识到传染病对于营运可能造成的影响,并且进而研拟出一套应对机制。举例来说,明基(BenQ)就有一个组织叫做风险管理委员会,由高层组成,在传染病发生时,会依照相关卫生组织公告的疫情状况,采取应对措施。

  除了组织上层开始意识到这样的问题之外,也有一些企业已经透过建全的通讯与远程工作体系,让自己的企业运作能够更有弹性,让员工可以在不受限制工作场所的状况下,持续保持企业的运作正常。从最基础的VPN建立,到更为全面的整合通讯系统、瘦客户端(Thin Client)架构的远程联机工作等,都是企业在面对传染病肆虐时,能够派上用场的武器。

  因为抗SARS经验,KPMG坚决打造移动办公室

  KPMG就是一个好例子,对于KPMG信息技术服务组协理陈秋正而言,运用IT打造的移动办公室,成了他因应H1N1新流感的最佳利器,陈秋正说:“现在KPMG的员工可以在任何地方工作,一但发生疫情,随时可以分散员工。”这个移动办公室的建置,正是奠基于当年陈秋正的抗SARS经验。

  2003年,SARS疫情蔓延台湾时,KPMG最担心的问题是,整栋大楼因为发生疫情而被封闭。因为KPMG每天有八九成的员工,必须到不同企业客户的办公室协助帐务处理,一旦封闭办公室,连健康的员工都无法离开时,等同于公司全面停摆。

  因此,KPMG当时很快地成立了第二办公室,将员工区分成两组,在不同地点上班,一旦其中一处发生疫情封闭大楼,还有另外一组人员可以调度。IT部门同样也分成两组人员,一半的人员继续在台北办公室机房工作,另外一半则在桃园龙潭的宏碁电子化信息管理中心(Acer eDC)工作,建立异地备份机制,复制台北机房所有的系统和数据。如果台北机房停摆,陈秋正可以随时由备援机房接手运作。

  但是,陈秋正认为这样的作法不是长久之计。后来,为了解决KPMG八成员工每天在外工作的问题,陈秋正开始打造移动办公室,同时也将IT抗SARS经验融入这个移动办公室的规划中。

  陈秋正指出:“建立有移动能力的办公室,有两个重要关键,第一是所有数据电子化,第二是通讯方式必须一致而且实时。”这两点正是当年抗击SARS时,KPMG临时成立第二办公室后,员工分隔两地工作时最困扰的问题之一。

  因为会计查帐需要参考的文件非常多,还包括很多纸本文件,陈秋正说:“如果没有将全部的纸质文件都数字化,在远地的员工就没办法像在公司办公室那样工作。数据电子化是移动办公室的第一步。”

  为此,陈秋正建置了一套e-Scan系统,把所有文件都扫瞄成PDF格式,员工可以透过网络找到他需要的数据,按照流程取得授权后就能在一段时间内下载,下载时需要使用USB金钥认证,同时对内容加密,未来几天内,都可以透过这把USB金钥来读取内容,时效结束后就无法开启,同时兼顾了移动办公室的便利与安全。

  无障碍沟通是移动办公室的最后一哩,陈秋正表示,客户经常会拨电话到公司向员工询问会计帐务。如果员工担心客户找不他,他也无法安心在外工作。“我们后来做到单一号码就能很快找到同一个人,不论他人在哪里。”他说。

  这个单一号码就是KMPG的员工编号,也是员工的分机号码和传真号码,透过IP-Phone的通信整合,甚至还可以接通到员工的公务手机。不论是外部客户或内部员工,都可以透过单一号码相互联系。陈秋正说:“这次新流感出现后,KMPG总部开始清查通讯管道,台湾的分部则完全不需要,因为,我们平常就已经准备好了。”

  远程工作是企业IT处理传染病危机的重要课题

  从上述KPMG的例子,我们就可以看到,系统和文件的Web化、电子化,实在是企业有没有能耐面对传染病危机的重要根基。因此,我们可以这么说,企业内部的人员,要怎么透过网络接取文件,连接系统,将会是IT在未雨绸缪地准备对抗传染病时,必须先行认真考虑的问题。

  当然,从这个问题衍生出来其他许多细节都需要考虑,例如当高层主管因为传染病而无法检视工作业务时,IT人员有没有机制可以提供主管的代理人,系统存取的权限?再者,在紧急机制启动后,IT部门要怎么确保每个人的系统存取与沟通管道顺畅?面对这些问题,有很多方法,从最原始的紧急联络人名单、传账号/密码给代理人,到透过通讯系统提供整合通讯的联系方式、事先设定系统权限等方式,都可以解决这样的问题。

  总之,问题的最核心,在于IT部门与企业有没有意识到建立一套这样应变机制的重要性。否则,企业很有可能还是与6年前SARS发生时一样,一时间无法应变,延宕到业务的正常运作。

(责任编辑:romp)
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