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富士施乐FAS助餐饮巨头轻装上阵

  1990年国庆节之后,某国际餐饮巨头的第一家店面正式在国内开张营业,人满为患的洋快餐店改变了中国人传统的快餐观念,其分店迅速蔓延至全国各地。时至今日,这家餐饮巨头在中国已经拥有了400多家分店。

  然而,随着在中国业务的飞速扩张,问题也随之而来……

  小许是该国际餐饮巨头会计中心的一名职员,每天的工作是发票的整理、凭证的信息核对以及数据录入。

随着供应商、全国各地门店的各类发票数量呈几何级快速增长,小许开始觉得力不从心,每天光录入发票就要耗费大量的时间和精力。会计中心负责人无奈的表示:“手工录入发票数据效率低,容易出错。而且在审查高峰,为各分店查询发票信息时工作量就更大了,中心工作人员必须从库房逐一找出发票并寄回各地。更重要的是,发票在内部流转中容易丢失,进而影响正常的付款周期。如果丢失的是增值税发票,我们还得自己承担损失。”

  实地考察 良方浮出水面

  那么,有没有一种便捷的方式能够解决所有问题呢?

  在对该国际餐饮巨头的会计中心、各地门店以及供应商的情况进行实地考察和详细分析之后,在文件管理服务方面具有丰富经验的富士施乐,为洋快餐巨头开出了一剂良方:FAS财务管理服务(FAS,Finance and Administration Services)。

  据了解,FAS财务管理服务是一种精简并优化客户核心财务流程的文件管理服务,主要针对财务部门的发票、订单、收货记录、报表以及票据等纸质财务文件进行统一的处理及管理。通过融入精益6西格玛理论,FAS简化并完善了企业的财务流程,从而加速了企业的决策过程。它带来的最直接的好处是:可以避免票据丢失的情况发生,加快发票信息核对审批的过程,从而缩短付款周期,使企业对财务流程的控制达到最优化。

  减轻负担 企业轻装上阵

  很快,富士施乐为国际餐饮巨头量身定制的综合财务票据信息管理平台上线了。通过这个数字化的管理平台,会计中心开始了全新的工作方式,小许的工作也发生了巨大的变化:现在,他只需每天将发票扫描成电子文件,并根据时间、供应商名称、内容等核心信息设定检索关键字,存入数字化管理平台,系统为每张发票生成相应的电子凭证后,便进入财务审批流程。电子化的发票归档后,可以实现便捷的管理并随时随地进行查询,各分店都能独立、快捷地通过该数字化管理平台查询发票信息和付款进程。

  “通过采用富士施乐的财务管理服务,我们改变了工作流程,效率得到了极大提高。”据该中心负责人介绍,采用富士施乐的FAS财务管理服务后,原来以录入为主的工作人员从25人降至5人;发票归档人员从6人降至1人。同时,这些员工的工作内容也发生了改变:原先的25人只能进行录入工作,而现在这些人除了进行扫描和录入检索关键信息外,还有时间处理其他财务工作;而发票归档人员也不需要具备有关发票的基本财务知识,普通工人即可胜任。

  富士施乐FAS财务管理服务将财务问题化繁为简,不仅使客户收获了财务流程中隐藏的利润,而且帮助客户将更多精力投入到核心业务中。FAS财务管理服务让国际餐饮巨头在这个竞争激烈的快餐业市场“轻装上阵”,为其在中国“开疆扩土”提供了坚实的后盾。

(责任编辑:romp)

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