| 就这样让你心动 体验Office XP的两大新功能 |
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2001-11-27 17:26
作者： 翟霞
转自：
大众电脑报
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Microsoft Office XP是微软Office产品的最新版本，新版Office放弃了以往以产品发布年命名的惯例，产品名称中的XP，是英文Experience（体验）的缩写，代表着新版Office在包容覆盖广泛设备的Web服务之后，将给用户带来丰富的、充分扩展的全新体验。由于Office 2000的功能已经相当完善，所以是否有必要推出Office XP是很多人都关心的问题。的确，Office 2000以其强大的功能和稳定性已经成为办公类软件的首选。那么与Office 2000相比，Office XP到底有何过人之处，究竟能给我们带来怎样的激动人心的“体验”呢？下面就让我们一起来体验一下Office XP的两大新增功能——“任务窗格”和“智能标记”。
耳目一新的“任务窗格”
一、任务窗格的打开、退出和切换
Office XP之前，应用程序的绝大多数功能都是通过菜单命令和工具栏上的按钮来完成的，随着软件的功能不断增加，选单的命令越来越多，只好分类后变成子选单；工具栏上面的按钮也不断增加，把它们都显示出来会显得凌乱，不都显示出来用的时候又觉得不便。如何将最重要和最常用的功能展现给用户是Office XP最大的诉求之一，解决途径只有一条，那就是继续创造性地革新用户界面。Office XP中独创的“任务窗格”，使得操作更加简便直观。“任务窗格”就像Office XP的命令中心，它把Office的丰富功能完全交由你轻松支配。“任务窗格”无处不在，它存在于Office XP的各个功能组件中，通过“任务窗格”，相关的功能只需单击即可实现。
在默认情况下，启动Office XP的组件（Word、Excel、Access、Powerpoint、Frontpage），都可以在软件界面的右边出现一个窗口，这就是“任务窗格”，它是新版Office在界面操作上的一个很显著的改变。它能帮助你大大提高工作效率，你再也不用层层打开菜单去寻找相应的命令了。通过充分地利用这些“任务窗格”，用户能够使内容利用、以及数据与Office文档的集成更加轻而易举。
1、显示/隐藏任务窗格。任务窗格可根据用户的需要及时出现和隐藏，当用户启动程序时，新建文档的任务窗格会出现；但用户打开已有的文档时，则不会弹出任务窗格。用户复制或剪切两次后，剪贴板任务窗格则会出现。任务窗格可以在一定范围内调节窗口宽度，也可以双击标题栏使窗口浮动，以放宽文档页面。如果你不喜欢任务窗格占据屏幕编辑空间，可以单击“×”按钮隐藏它。当你需要时，可以单击“视图→任务窗格”命令重新显示任务窗格。
2、切换任务窗格。任务窗格包括许多不同的命令操作，它们被分成许多种类，你可以通过单击"▼（其他任务窗格）"按钮弹出的下拉菜单中进行选择。
二、任务窗格的功能
Office XP中最常用的任务现在被组织在与 Office文档一起显示的窗格中。虽然每个Office XP应用程序都有自己的任务窗格，但当我们使用“搜索”任务在窗格中搜索文件时；从项目库中选取项目粘贴在“Office 剪贴板”任务窗格时；使用启动 Office 程序时的任务窗格创建新文档或打开文件时，不同的应用程序可以共享任务窗格中的内容。
任务窗格的概念，使得应用程序界面看起来更加亲切自然，在用户熟悉了以后，巧妙地应用某些任务窗格，可以大大提高工作效率。在写作的时候，把“剪贴板任务窗格”打开，然后再把那些频繁用到词组、短语或句子拷贝进去，当需要调用时用鼠标单击一下需要使用的词条就可以将其粘贴到需要的位置。Office XP提供了24个剪贴板，所有剪切复制的内容全部存放于这24个剪贴板中。从剪贴板任务窗格中，能够直观地看到所要复制的内容和数据类型。对剪贴板中的每一个内容，也可通过其右侧的下拉式按钮选择将其删除。
展现功能是设计任务窗格的主要目的。在Office XP中，除Outlook XP外，所有其它组件都配备了数量不同、功能各异的任务窗格。
以Word XP为例，模板、样式和格式是制作文档时最常用的功能，现在都可以从不同的任务窗格中找到。Word中的邮件合并堪称是最强大的功能之一，但会用它的人肯定不多。现在邮件合并也包含在任务窗格中，并通过向导指导用户使用。曾几何时，Word就是一个英汉、汉英双解大词典，还能查个同义词反义词什么的。但抱着字典坐在计算机前的人可不在少数。现在有了翻译任务窗格，他们可以放心地把字典放回书架了。
在编辑PowerPoint文档时，基本任务是如何使演示文稿保持一致和如何使演示效果吸引观众。保持文稿的一致性是通过幻灯片模板、版式和配色方案三个方面来进行的；而演示效果则主要包括动画效果和幻灯片切换效果。过去要设置幻灯片的动画香港画幻灯片切换效果，需要不停地打开程序菜单或快捷菜单选择所需的命令，现在这些功能全部可以通过任务窗格来完成。任务窗格中的“返回”和“向前”的箭头按钮则可以方便地让用户在任务窗格间进行切换。
简化操作是任务窗格最具特色的应用。任务窗格不仅向用户展示了应用程序最常用的功能，同时简化了实现这些功能的操作步骤。以Word XP中的"显示格式"任务窗格为例，过去用户要了解一段文字的格式设置时，须通过帮助选单中的“这是什么？”命令（或用快捷键Shift+F1），当鼠标指针变成问号加箭头的形状时，再指向相应的内容，然后通过临时弹出的窗口查看，且只能显示字体和段落格式。现在，“显示格式”任务窗格随时显示选定文字的详细格式，单击超级链接就可以打开相应的格式对话框。除了所有的格式命令可以直接使用外，还可以查看和修改页面设置，并可以将文档中具有相同格式的内容全部选定，对文档中不同的内容进行格式比较以找出格式差异。这些功能对于编辑有严格格式限制的文档，如论文、报告等是非常有用的。
任务窗格既是展现系统功能的窗口，也是提高用户效率的门户。在Office家族软件如Microsoft Visio 2002中也设计了任务窗格，由此看来，任务窗格已成为Office的用户界面标准。
灵活实用的“智能标记”
如果说耳目一新的“任务窗格”是Office XP带给我们的第一印象，那么智能化的工作方式则让我们体验到了Office XP中各个组件之间的高度集成。在Office XP中，“智能标记”使得Office更加适应我们的工作方式。Office XP的智能标记是一组可在所有 Office 应用程序中共享的按钮，它就像一个“有头脑的按钮”， 当用户需要它们的时候（例如，Excel 公式中出现错误，Word自动更正用户的操作，或者当用户粘贴某些数据时），这些按钮就会出现，并给用户提供用于更正特定操作或错误的选项。智能标记能对一些特殊类型的数据进行识别，从而在我们需要的任何时间和地方提交一份带有快捷选项的菜单，对一些重要的操作做出提醒。智能标记技术的引入，使用户对信息的处理变得更加方便。
一、风格各异的智能标记
1、“粘贴选项”智能标记
新增的“粘贴选项”智能标记使用户在文档中进行剪切和粘贴操作时具有更大的灵活性。用户可选择普通粘贴、调整粘贴内容的样式来适合新的文档，或者在粘贴时应用其他样式。不管是在某应用程序内部，还是在应用程序之间复制数据，在粘贴后，所粘贴内容后总会出现“粘贴选项”智能标记供用户选择不同选项。
例如，我们在Word中粘贴了一段文字之后，插入的段落后会出现一个粘贴按钮的图标。让鼠标指针在标签上稍作停留，就可以通过下拉选单的三角标记进行“保留原格式”、“匹配目标格式”、“仅保留文本”和“应用样式或格式”的操作。
随着识别对象的不同，出现在选项菜单中的操作命令也会有所不同。适时地利用智能标记，可以省去我们在不同软件之间切换的麻烦，从而简化了操作。
2、“自动更正选项”智能标记
熟悉Office 2000的用户都知道，“自动更正”功能可以在我们编辑和输入文档内容时起到很大作用，例如，可以自动将首字母更改为大写，序号替换为上标等等。可是这种Office自动进行的更改虽然替我们节省了不少时间，但往往也会显得自作主张，因为可能用户是有意想让首字母小写或保留为序号形式等。 现在Office XP提供的“自动更正”智能标记可以避免出现上述问题，用户除了可随时将自动更正的内容撤销之外，还可利用“自动更正”智能标记提供的“自动更正选项”根据自己的需要更改。不同的自动更正内容相对应的智能标记上面的选项也各不相同。
例如，大家可能对Word2000中的自动编号功能还记忆犹新，一旦输入了诸如“一”、“第一”等字样，段落结束后自动出现的下一个编号可能让你莫名其妙。在Word XP中这一功能得到了极大的改进，在上述情况下，一个“自动更正选项”智能标记即会弹出，你可以选择相应的功能继续你的工作。
3、地址、姓名和日期智能标记
在 Word、Excel 和 Outlook 中，用户可以使用智能标记快速访问姓名、地址和日期等信息。例如，如果用户在Word中键入日期，则输入日期后，出现的智能标记提供安排会议等选项，而输入人名或地址后，用户可利用智能标记将其添加到Outlook联系人信息中。
例如，当你用Word给朋友写了一封信，需要发出时，只需将鼠标移到朋友的姓名上，此时“智能标记”就会提示出相关操作，你只需选择“发送邮件”命令就会启动Outlook，你会发现朋友的信箱地址已经出现在收件人一栏中。这就省去了我们启动Outlook，再输入很长的信箱名的操作。Office XP中的“智能标记”可以对人名、日期、时间、地址等进行识别。随着识别对象的不同，出现在选项菜单中的操作命令也会有所不同。适时地利用“智能标记”，可以省去我们在不同软件之间切换的麻烦，从而简化了我们的工作。
4、“自动调整”智能标记
PowerPoint 2000之前的用户可能会有这样的体验，当输入的的文本大小超出文本框范围时，需要用户手动调整其字体，以适应文本框；或是人工地把一张幻灯片调整为二张。而Powerpoint XP的“自动调整”智能标记可在用户键入内容时，使字体进行自动调整以适应幻灯片的大小，避免出现项目符号列表超出幻灯片文本框占位符的现象。如果用户希望不应用自动调整，而将其更改为两张幻灯片，或更改为两列版式，就可以利用“自动调整”智能标记进行相应的选择。
5、“错误检查”智能标记
在Excel中，通过在可能含有错误单元格中出现的“错误检查”智能标记，用户可得到警告，以便发现计算中可能出现的错误。智能标记显示一个快捷按钮，用户可以让它自动更正错误或按照自己的需要更改错误检查选项。例如，在一个单元格中输入了文本形式的数字，就会弹出如图5所示的“以文本形式存储的数字”的“错误检查”智能标记，使用此标记中的命令，即可将其“转换为数字”，或“忽略错误”，也可打开“错误检查选项”对话框选择相应的“设置”或“规则”，还可以打开“显示公式审核工具栏”。
二、智能标记的用法
Office XP可以自动识别文档中用智能标记进行标记的特定类型的数据，并在该数据旁边显示智能标记指示器，当你将鼠标移到该数据上时，就会出现“智能标记操作”按钮，单击该按钮就可以进行相应的操作。对于不同的智能标记类型，所执行的操作是不同的。
1、定义智能标记
单击“工具→自动更正选项→智能标记”，打开“自动更正”对话框，选中“使用智能标记标识文字”选项，然后就可以在下面的识别器列表中选择作为智能标记的数据类型，例如把“人名”作为智能标记，它可执行的操作有“添加到联系人”、“打开联系人”、“安排会议”、“插入地址”等。如果想获得更多的智能标记，可以单击“其他智能标记”按钮，到web站点上查找新的智能标记和操作。
2、打开/关闭智能标记：在“自动更正对话框中，选择或清除“使用智能标记标识文字”选项即可。
除了Office XP本身所具有的智能标记以外，Microsoft还提供了API（应用程序编程接口）。这样，开发人员可以针对特定组织的需求建立自己的智能标记。这些智能标记可以包含该组织所特有的数据类型的识别标记。这些智能标记所采取的操作可以集成其他商务应用程序。智能标记可通过Office XP提供的API（应用程序编程接口）加以扩展。例如，一个金融机构可以扩展“股票符号”智能标记，使其可以在用户键入股票符号时提供高级股票报表。智能标记被设计为与Microsoft产品完美地集成，并以组件对象模型（COM）所具有的灵活性为基础，使得在企业中设计和发布智能标记成为一件相对容易的任务。
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